Pochi semplici consigli per ottimizzare o creare una Welcome Mail davvero efficace.

Immagina di andare a casa di qualcuno, entrare nel soggiorno, sederti sul divano e non essere salutato. Penseresti subito ad un padrone di casa piuttosto maleducato, o quantomeno, freddo e distaccato.

Anche nell’ambito dell’hospitality quello che conta è il contatto umano, per questo gestire l’accoglienza degli ospiti è un passo importante per dar loro il benvenuto e farli sentire come a casa.

Uno degli strumenti più utili in questo senso è la così detta Welcome mail, un mezzo semplice, economico ed anche molto funzionale per comunicare con i tuoi ospiti prima del loro arrivo in struttura, dare loro importanza e mostrare cura e cordialità.

I dati messi a disposizione da Statista.com mostrano, infatti, come la mail di benvenuto sia tanto attesa quanto apprezzata dagli ospiti delle strutture ricettive.

Ma entriamo nel dettaglio, quali sono gli elementi fondamentali per rendere la mail di benvenuto davvero efficace?

  1. L’oggetto. Scegline uno semplice ma diretto, uno che indichi chiaramente il contenuto che l’ospite troverà nella mail, ma non dimenticare di indicare il nome della struttura;
  2. Il benvenuto. Personalizzalo, inserendo il nome dell’ospite, sii cordiale e non troppo formale. Crea un clima amichevole, senza essere troppo entusiasta, rischieresti di non apparire sincero;
  3. La grafica. Gli elementi visivi aiutano a rafforzare i concetti descrittivi. Icone e pulsanti possono rendere l’aspetto della mail più accattivante e rendere chiari ed immediati informazioni ed azioni da compiere;
  4. La sinteticità. Inserisci i contenuti che ritieni più utili e funzionali ma non dilungarti troppo, ricorda che spesso le persone visualizzano le proprie mail da mobile e desiderano accedere a tutte le informazioni al primo colpo d’occhio;
  5. I Contatti ed i profili social. Che sia il numero di telefono o la chat, fornire ai tuoi ospiti dei punti di contatto non solo li rassicura ma ti permette di poter comunicare con loro in maniera diretta e tempestiva.
  6. Il saluto. Dopo aver inserito il nome della struttura, firma con il tuo nome, in modo tale da dare al tuo ospite la percezione di interagire con una persona e non con un computer.

Una volta definite le componenti essenziali, è importante individuare le informazioni che non possono mai mancare all’interno di una Welcome mail:

Ora che hai un’idea più chiara dei contenuti da inserire in una Welcome mail non ti resta che trovare un modo tutto tuo per comunicare con i tuoi ospiti e fornire loro un’accoglienza da host a 5 stelle!

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